Giriş

6102 sayılı Türk Ticaret Kanunu’na (TTK) göre, her tacir ticari defterleri tutmak ve bunları on yıl süreyle saklamak zorundadır (TTK, md.64/f.1, 82/f.1-a). Tutulması gereken ticari defterler her tacire göre farklılık göstermekle birlikte ticari işletmenin muhasebesiyle ilgili olan ticari defterlerin (yevmiye defteri, defteri kebir ve envanter defteri) tüm tacirler tarafından tutulması şarttır. Gümrük ve Ticaret Bakanlığının açıkladığı verilere göre, 31/10/2016 tarihi itibariyle ülkemizde faaliyet gösteren tacir sayısı 1.693.015 adettir (E-kaynak: http://risk.gtb.gov.tr Erişim Tarihi: 15/11/2016). Her bir defterin ortalama 100 yapraktan oluştuğu varsayımıyla hesap yapıldığında sadece bir yılda ticari defteler için kullanılacak kâğıt sayısı (300 × 1.693.015) 507.904.500 adet olmaktadır. Yetişkin bir çam ağacından yaklaşık 73.000 adet A4 boyutunda kâğıt üretildiğinden ticari defterlerin fiziki ortamda tutulması nedeniyle her yıl yaklaşık 7.000 adet çam ağacının kesilmesi gerekmektedir (E-kaynak: www.hurriyet.com.tr Erişim Tarihi: 15/11/2016).

Öte yandan, A4 büyüklüğündeki bir kâğıdın ortalama ağırlığı 5 gram olduğundan ve ticari defterlerin on yıl süreyle saklanması zorunlu olduğundan her yıl yaklaşık 2.500 ton kâğıdın on yılda da 25.000 ton kâğıdın arşivlenmesi durumuyla karşılaşılacaktır.

Günümüzde bilgi işlem teknolojisindeki gelişmeler hayatın her alanında olduğu gibi ticari hayata dolayısıyla da ticari kayıtların elektronik ortamda tutulmasına da yansımıştır. TTK ile hem ticari defterlerin elektronik ortamda tutulmasına hem de bu kayıtların elektronik ortamda saklanmasına olanak tanınmıştır. Maliye Bakanlığının (Gelir İdaresi Başkanlığı) 15/11/2016 tarihi itibariyle güncellediği verilere göre toplam 50.871 adet mükellef elektronik defter uygulamasından yararlanmaktadır (E-kaynak: www.edefter.gov.tr Erişim Tarihi: 15/11/2016). بسبب, ülkemizde faaliyet gösteren tacirlerin sadece % 3’ü ticari defterlerini elektronik ortamda tutmaktadır.

Bu çalışmada, ticari defterlerin elektronik ortamda tutulmasının zorunlu olup olmadığı ile defterlerin elektronik ortamda nasıl tutulacağı ortaya konulmuştur.

Tutulması Zorunlu Olan Ticari Defterler

TTK’nın 64’üncü maddesi uyarınca çıkarılan Ticari Defterlere İlişkin Tebliğ (TDT) hükümlerine göre, her bir tacirin tutması zorunlu olan ticari defterler şunlardır.

  1. Gerçek kişi tacirler; yevmiye defteri, envanter defteri ve defteri kebir.
  2. Kollektif ve komandit şirketler; yevmiye defteri, envanter defteri, defteri kebir ile genel kurul toplantı ve müzakere defteri.
  3. Anonim şirketler ve kooperatifler; yevmiye defteri, envanter defteri, defteri kebir, yönetim kurulu karar defteri, pay defteri ile genel kurul toplantı ve müzakere defteri.
  4. Limited şirketler; yevmiye defteri, envanter defteri, defteri kebir, pay defteri ile genel kurul toplantı ve müzakere defteri. Limited şirketlerde, müdür veya müdürler kurulunun şirket yönetimi ile ilgili olarak aldığı kararlar genel kurul toplantı ve müzakere defterine kaydedilebileceği gibi ayrı bir müdürler kurulu karar defteri de tutulabilir. Şirket tarafından, müdürler kurulu karar defterinin tutulması tercih edilmiş ise bu defterin de açılış onayının yaptırılması zorunludur (TDT, md.11/f.4).
  5. Diğer tüzel kişi tacirler; yevmiye defteri, defteri kebir ve envanter defteri.

TTK’nın 64’üncü maddesinin üçüncü fıkrasında, ticari defterlerin elektronik ortamda nasıl tutulacağının Gümrük ve Ticaret Bakanlığı ile Maliye Bakanlığınca müştereken çıkarılacak tebliğle belirleneceği hüküm altına alınmış olup anılan hüküm uyarınca hazırlanan Elektronik Defter Genel Tebliği, 13/12/2011 مؤرخ 28141 sayılı Resmi Gazete’de yayımlanmıştır. Anılan Tebliğ’de, www.edefter.gov.tr adresinde duyurulan defterlerin elektronik ortamda tutulabileceği belirtilmiş olup bugün itibariyle sadece yevmiye defteri ile defteri kebirin elektronik ortamda tutulması mümkündür.

بسبب, tacirler isteseler dahi gerekli teknik alt yapı oluşturulmadığından envanter defterini, genel kurul toplantı ve müzakere defterini, pay defterini ve yönetim kurulu karar defterini elektronik ortamda tutamayacaklardır. Bu nedenle, anılan defterler fiziki ortamda tutulacaktır.

Yevmiye Defteri İle Defteri Kebiri Elektronik Ortamda Tutmak Zorunda Olan Tacirler

TTK’ya göre, yevmiye defteri ile defteri kebirin elektronik ortamda tutulması tacirin tercihine bırakılmıştır. Ancak, 213 sayılı Vergi Usul Kanunu’nun (VUK) متكرر 242 ile mükerrer 257’nci maddelerinin Maliye Bakanlığına verdiği yetkiye istinaden yayımlanan 421 sıra numaralı Vergi Usul Kanunu Genel Tebliği ile bazı tacirlere defterlerini elektronik ortamda tutma zorunluluğu getirilmiş, 454 sıra numaralı Vergi Usul Kanunu Genel Tebliği ile de defterlerini elektronik ortamda tutmak zorunda olan tacirlerin kapsamı genişletilmiştir.

Söz konusu Tebliğ hükümlerine göre, aşağıda gösterilenler yevmiye defteri ile defteri kebiri elektronik ortamda tutmak zorundadırlar.

  1. 4/12/2003 مؤرخ 5015 sayılı Petrol Piyasası Kanunu kapsamında madeni yağ lisansına sahip olanlar ile bunlardan 2011 takvim yılında mal alan mükelleflerden 31/12/2011 tarihi itibariyle asgari 25 Milyon TL brüt satış hasılatına sahip olanlar.
  2. 6/6/2002 مؤرخ 4760 sayılı Özel Tüketim Vergisi Kanununa ekli (III) sayılı listedeki malları4 imal, inşa veya ithal edenler ile bunlardan 2011 takvim yılında mal alan mükelleflerden 31/12/2011 tarihi itibariyle asgari 10 Milyon TL brüt satış hasılatına sahip olanlar.
  3. 2014 veya müteakip hesap dönemleri brüt satış hasılatı 10 Milyon TL ve üzeri olan mükellefler.
  4. 6/6/2002 مؤرخ 4760 sayılı Özel Tüketim Vergisi Kanununa ekli I sayılı listedeki malların imali, ithali, teslimi vb. faaliyetleri nedeniyle Enerji Piyasası Düzenleme Kurumundan (EPDK) lisans alan mükellefler. Bayilik lisansı olanlar, münhasıran bu lisansa sahip olmaları nedeniyle bu bent kapsamında değerlendirilmeyecektir.
  5. Özel Tüketim Vergisi Kanununa ekli III sayılı listedeki malları imal, inşa ve ithal eden mükellefler.

Defterlerin Elektronik Ortamda Tutulması

Tacirlerin, defterlerini elektronik ortamda tutabilmeleri için Gelir İdaresi Başkanlığından izin almaları gerekmektedir. Bu izni alan tacirler, www.edefter.gov.tr internet adresinde duyurulan format ve standartlara uygun olarak ve aylık dönemler itibarıyla elektronik defterlerini oluşturacaklardır. Defterlerini elektronik defter biçiminde tutmaya başlayan tacirler söz konusu defterlerini kâğıt ortamında tutamazlar.

Elektronik defter tutma sürecinde hesap döneminin ilk ayının beratının alınması açılış onayı, son ayının beratının alınması ise kapanış onayı yerine geçmektedir. Gerçek kişi tacirler, aylık dönemler itibarıyla oluşturdukları elektronik defterlerini, ilgili olduğu ayı takip eden üçüncü ayın son gününe kadar kendilerine ait güvenli elektronik imza veya mali mühür ile imzalayacaklar, tüzel kişi tacirler de elektronik defterlerini, ilgili olduğu ayı takip eden üçüncü ayın son gününe kadar (Hesap döneminin son ayına ait defterler kurumlar vergisi beyannamesinin verildiği ayın son gününe kadar) kendilerine ait mali mühür ile onaylayacaklar, imzalı veya mühürlü defterler için berat dosyalarını oluşturacaklar ve bu dosyaları Elektronik Defter Uygulaması aracılığı ile Gelir İdaresi Başkanlığının onayına sunulacaklardır. Sistemin çalışma aşamaları şema halinde gösterilmiştir (E-kaynak: www. edefter.gov.tr Erişim Tarihi: 15/11/2016).

Oluşturulan elektronik defterler, Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından onaylanan beratları ile birlikte VUK ve TTK uyarınca geçerli kanuni defter olarak kabul edilmektedir. Gelir İdaresi Başkanlığınca gerçekleştirilen berat verme işlemi, ilgili defterlerde yer alan kayıtların içerik ve gerçeğe uygunluk denetimi anlamına gelmemekte ve herhangi bir vergi incelemesini veya diğer incelemeleri ifade etmemektedir.

TTK’ya göre, fiziki ortamda tutulan ticari defterlerin açılış onaylarının ve kapanış onaylarının notere yaptırılması zorunludur. Bu nedenle, tacirler açılış ve kapanış onayları için notere ücret ödemek zorundadırlar. Defterlerin elektronik ortamda tutulması halinde hesap döneminin ilk ayının beratının alınması açılış onayı, son ayının beratının alınması kapanış onayı yerine geçtiğinden ve beratlar Gelir İdaresi Baş- kanlığına GİB e-Defter Uygulaması veya webservis aracılığıyla ücretsiz olarak iletildiğinden tacirler açılış veya kapanış onayı nedeniyle noter masraflarından kurtulmaktadırlar.

Sonuç

Tacirlerin ticari defterlerini elektronik ortamda tutmalarına hem TTK’da hem de VUK’da izin verilmiştir. Kasım 2016 itibariyle her defter değil sadece yevmiye defteri ile defteri kebir elektronik ortamda tutulabilmektedir. Diğer defterlerin bu konudaki teknik alt yapı sağlanıncaya kadar fiziki ortamda tutulması gerekmektedir. Ticari defterlerin elektronik ortamda tutulması durumunda tacirler bir yandan bu defterlerin açılış veya kapanış onaylarına ilişkin maliyetlerden ve arşiv maliyetlerinden kurtulmaktalar bir yandan da çevrenin korunmasına önemli katkı sunmaktadırlar.

Elektronik ortamda tutulması zorunlu olan yevmiye defteri veya defteri kebirin tutulmaması veya tutulmakla birlikte elektronik ortamda saklanmaması halinde tacirler üç yüz günden az olmamak üzere adli para cezasıyla cezalandırılacaklar (TTK, md.562/f.6), anılan defterlerin usulüne uygun tutulmaması (kayıtların eksiksiz, doğru, zamanında ve düzenli olarak yapılmaması, açılış veya kapanış onaylarına ilişkin beratların süresinde alınmaması gibi) durumunda ise tacirler 2017 yılında 5.408 TL idari para cezasıyla karşılaşacaklardır (TTK, md.562/f.1).

Gerek tacirlerin defter tutmaya ilişkin maliyetlerinin azaltılarak rekabet güçlerinin artırılması gerekse kâğıt kullanımının sonlandırılarak çevrenin korunması için ticari defterlerin tamamının elektronik ortamda tutulmasına ilişkin teknik alt yapının tamamlanması, ayrıca her ne kadar Maliye Bakanlığınca yapılacak düzenlemelerle her tacirin defterlerini elektronik ortamda tutmasına ilişkin yükümlülük getirilebilecek ise de çoğunluğu küçük ve orta ölçekli işletme niteliğindeki tacirlerin defterlerini elektronik ortamda tutmalarını özendirmek amacıyla KOSGEB tarafından desteklenmesinin yerinde olacağı değerlendirilmektedir.

Kaynakça

YAZAR HAKKINDA

Özkan ARSLAN

Gümrük ve Ticaret Başmüfettişi

Rehberlik ve Teftiş Başkanlığı

0.312 449 25 72

ozkanarslan48@gmail.com

1972 yılında Muğla’nın Kavaklıdere İlçesi’nde doğmuştur. 1994 yılında Hacettepe Üniversitesi İktisadi ve İdari Bilimler Fakültesi Kamu Yönetimi Bölümünden mezun olmuştur. 1996 yılında Mülga Sanayi ve Ticaret Bakanlığında Müfettiş Yardımcısı olarak mesleğe başlamış, 1999 yılında Müfettişliğe, 2006 yılında da Başmüfettişliğe atanmıştır. 2002- 2003 döneminde bir yıl süreyle Amerika Birleşik Devletleri’nde “ABD’de Tüketici Hakları” konusunda araştırma ve incelemelerde bulunmuştur. 2013 yılında Gümrük ve Ticaret Başmüfettişliğine atanmış ve bu tarihten itibaren de 2 nolu Ticaret Rapor Değerlendirme Komisyonunun başkanlığı görevini yerine getirmektedir.